Die Vorbereitung der Veranstaltung obliegt der Orga. Hier kann die Orga in vollem Umfang auf die bereits erläuterten Vorteile zurückgreifen, die sie unter dem Dach der Gugelgilde genießt.
Die Vorbereitung unterteilt sich in die inhaltliche und organisatorische Planung eurer Veranstaltung.
Inhaltliche Vorbereitung
Die Vorbereitung eurer Veranstaltung beinhaltet zum Beispiel die Ausarbeitung des Handlungsstrangs (Plot) und das Schreiben von Hintergrundgeschichten für Nichtspielercharaktere. Dieser Teil der Vorbereitung ist sehr individuell und damit abhängig von der geplanten Veranstaltung. Wenn ihr zur inhaltlichen Vorbereitung Fragen habt, empfehlen wir euch folgende Internetseiten: www.larp-planung.de und www.larpwiki.de/LarpPlanung oder ihr nutzt die Zeitschrift LARPzeit, die in der Artikelreihe „Der Weg zum schönen Con“ viele hilfreiche Tipps gibt. Außerdem könnt ihr euch natürlich auch an den Vorstand, insbesondere eure Orgabetreuung oder die Mitglieder wenden.
Organisatorische Vorbereitung
Der wichtigste Punkt der organisatorischen Vorbereitung ist, dass ihr in regelmäßigen Abständen die Finanzlage eurer Veranstaltung prüft. Die vom Vorstand genehmigte Finanzkalkulation war ein Blick in die Zukunft und muss nun während der Vorbereitungsphase ständig überprüft werden: Wie viele Teilnehmende haben bereits ihre Beiträge überwiesen und wie viele Ausgaben habt ihr schon getätigt, beziehungsweise müssen bald getätigt werden. Wichtig ist, dass ihr stets nur so viel Geld ausgeben dürft, wie ihr bisher auch eingenommen habt (siehe dazu auch die Veranstaltungsvereinbarung). Falls absehbar ist, dass eure Ausgaben größer als die Einnahmen sind oder werden, dann informiert bitte unverzüglich den Vorstand und stimmt mit ihm die weitere Vorgehensweise ab.
Mit Blick auf die Finanzen müsst ihr auch wichtige Termine (Deadlines) im Auge behalten. Dazu zählen beispielsweise die Kündigungsfristen für eure Location: Falls ihr nicht sicher seid, ob sich genügend Teilnehmende zu eurer Veranstaltung anmelden, dann beachtet bitte unbedingt diese Frist. Ab einem bestimmten Zeitpunkt müssen oft erhebliche Stornierungsgebühren bei einer Veranstaltungsabsage gezahlt werden.
Bei der verbindlichen Buchung von Locations gilt daher der Leitspruch: „So früh wie nötig, so spät wie möglich.“. Das bedeutet, um eure Wunschlocation zu bekommen, müsst ihr so früh wie nötig reservieren, damit sie nicht von einer anderen Veranstaltung belegt ist. Gleichzeitig solltet ihr jedoch versuchen eine verbindliche Buchung so weit wie möglich nach hinten zu legen, um Planungssicherheit über eure Teilnehmenden und damit eure Einnahmen zu haben.
Eine ähnliche Vorgehensweise ist auch bei der Bestellung eurer Verpflegung bei einer externen Cateringfirma sinnvoll.
Nachfolgend möchten wie euch stichpunktartig noch einige wichtige Punkte aufzählen, an die ihr denken solltet:
- Absprachen mit Behörden, Vermietenden, Anwohnenden, Waldpachtenden und/oder Jägerschaft treffen
- Anmietung Location/Anmietung Transporter/Buchung der Verpflegung
- Erinnerungs-E-Mails verschicken (Zahlungserinnerung, SC- und NSC-E-Mails)
- Fundusausleihe planen (Vorbesuch im Fundus, Informierung des Fundusteams über den Veranstaltungstermin, Reservierung von wichtigen Gegenständen, Festlegung eines Ausleih- und Rückgabetermins mit dem Fundusteam)
- Versenden der Kurz-vor-Con-E-Mail (Zeiten für Ankunft/Time In/Time Out, Anfahrtsbeschreibung, Details zur Verpflegung, Übernachtung, Sanitäranlagen, Sicherheitshinweise (z.B. offenes Feuer), Besonderheiten der Location, eigenes Geschirr, angemessene Kleidung, Kontaktdaten der Orga)
- finale Essenbestellung bei Cateringfirma (Allergieangaben beachten)
- Fertigstellen aller notweniger Listen (Export der Teilnehmendendaten aus dem Conorganizer, Zugabholende, Schlafplatzverteilung, AGB ausdrucken, Unterschriftenliste für AGB und Fotoerlaubnis, SL-Ansprache)
- Wegweiser für Con-Gelände mitnehmen
Sollten Minderjährige an eurer Veranstaltung teilnehmen, ist es erforderlich, dass diese von einer Begleitperson zur Veranstaltung begleitet werden und eine entsprechende Erlaubnis zur Teilnahme von ihren Sorgeberechtigten dabei haben. Einen Vordruck dieses Elternbegleitschreibens findet ihr hier: Elternbegleitschreiben_Gugelgilde
Treten während der Vorbereitungsphase Probleme auf, bitten wir euch um eine rechtzeitige Kontaktaufnahme mit eurer Orgabetreuung beziehungsweise dem Vorstand. Neben reichhaltigen Know-how zur Veranstaltungsorganisation, kennt der Vorstand den Verein detailliert, um euch eine richtige Ansprechperson für eure speziellen Anliegen zu vermitteln.
