Da sämtliche Finanzgeschäfte eurer Veranstaltung über das Vereinskonto (bzw. ein Unterkonto der Orga) abgewickelt werden und laut Satzung und Geschäftsordnung der Vorstand für die Finanzen des Vereins verantwortlich ist, ist es erforderlich, dass ihr vor der Veröffentlichung eine Kalkulation eurer Veranstaltung beim Vorstand einreicht. Damit das nicht zu kompliziert wird gibt es eine tolle Excel Vorlage: Kalkulation_Gugelgilde
Um eine schnelle Prüfung und Genehmigung der Finanzen zu erlangen, ist es wünschenswert, wenn ihr diese Vorlage nutzt. Die meisten der o.g. Punkte werden darin nochmals erklärt. Falls ihr Fragen habt steht euch euer Orgabetreuer helfend zur Seite.
Diese Kalkulation muss alle wichtigen Punkte auf der Einnahmen- sowie Ausgabenseite berücksichtigen. Im Einzelnen sind dies:
- Einnahmen durch Teilnehmerbeiträge bei ausgebuchter Veranstaltung (es wird stets mit der 1. Preisstaffel kalkuliert)
- weitere Einnahmen durch zum Beispiel Tavernenbetrieb, Spenden o.ä.
- Ausgaben für die Gelände- oder Gebäudemiete
- Ausgaben für Verpflegung (vergesst die NSC-Verpflegung über den Tag nicht)
- Ausgaben für die Nutzung des Gugelgilde-Fundus (Funduseuro)
- Ausgaben für Plot- und Ambientegegenstände
- Ausgaben für Transportermieten und Kraftstoff (beachtet, dass evtl. auch eine Fahrt vorab zur Geländebesichtigung kalkuliert ist)
- Ausgaben für Fundusmieten kostspieliger Fundusgegenstände (siehe auch Fundusordnung)
- Ausgaben für Verbrauchsmaterial (Druckerpatronen, Papier, Mülltüten usw.)
Bedenkt zudem, dass die Orga evtl. keinen Teilnehmerbeitrag zahlt, dennoch untergebracht und versorgt werden muss. Das heißt, dass ihr sie auf der Einnahmenseite nicht berücksichtigt, sie sehr wohl aber auf der Ausgabenseite berücksichtigen müsst. Ein ähnliches Vorgehen müsst ihr bei Köchen, Küchenhilfen, Barden o.ä. bedenken, die oft nur halbe Teilnehmerbeiträge bezahlen.
Jede Kalkulation ist mit ca. 10 % Sicherheitspuffer (auf der Ausgabenseite) aufzustellen. Dieser Puffer dient einerseits dazu, Unsicherheiten einer Kalkulation (die stets existieren) auszugleichen oder – sollte er in der Planung nicht aufgebraucht werden – das Con durch ein paar weitere, oft qualitätssteigernde Anschaffungen aufzuwerten oder das Finanzpolster der Orga für ihre nächsten Veranstaltungen aufzubessern.
Die obige Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Da jede Veranstaltung einzigartig ist, solltet ihr gründlich überlegen, welche Einnahmen und Ausgaben durch die Art der Veranstaltung entstehen.
Nachdem ihr die Kalkulation eingereicht habt, wird diese durch den Vorstand geprüft. Bedenkt bitte, dass der Vorstand zur Prüfung der Kalkulation noch einmal ein paar Tage benötigt. Habt ihr es also besonders eilig, warnt euren Betreuer besser vor, damit er sich die Zeit zum kontrollieren frei halten kann. Gegebenenfalls sind noch Korrekturen durchzuführen. Der Vorstand maßt sich dabei nicht an, einzelne Anschaffungen, z.B. für den Plot zu hinterfragen. Im Sinne einer schnellen Einigung erfolgt die Abstimmung auf kurzem Weg per Telefon oder E-Mail.
Ist die Kalkulation genehmigt (dies erfolgt formlos durch den Vorstand per E-Mail) ist es lediglich noch erforderlich die Veranstaltungsvereinbarung zu unterzeichnen. Mit der Veranstaltungsvereinbarung werdet ihr ermächtigt Ausgaben gemäß eurer Kalkulation zu tätigen und Verträge im Namen des Vereins zu schließen.
Wichtig ist, dass die Anmeldung zur Veranstaltung (z.B. im Conorganizer) erst freigeschaltet werden darf, NACHDEM die Kalkulation vom Vorstand genehmigt und die Veranstaltungsvereinbarung unterzeichnet wurde. Ankündigen dürft ihr sie natürlich gern schon im Vorhinein.
