Abbau, Heimtransport und Einräumen des Fundus
Mit dem Time Out ist eure Veranstaltung für die Teilnehmenden beendet. Tage voller schöner, emotionaler, kräftezehrender Spielmomente und schlafloser Nächte liegen nun hinter euch allen und dennoch heißt es für die Orga, noch einmal eine großen Kraftakt zu vollführen: den Abbau, Heimtransport und das Einräumen des Fundus. Wir empfehlen euch, bereits beim Verpacken des Fundus am Veranstaltungsort darauf zu achten, alles ordentlich wieder in die Boxen zu sortieren, um, im Fundus angekommen, nicht noch einmal alle Kisten öffnen zu müssen. Achtet darauf, dass ihr keine nassen Sachen einräumt, da dies zu Schimmel führen kann. Dreckige Wäsche solltet ihr gleich am Veranstaltungsort aussortieren, um sie zu Hause einfach waschen zu können. Vor allem für die Zelte gilt es, diese trocken und sauber wieder zu verpacken. Falls ihr nicht das Glück habt, die Zelte trocken abbauen zu können, müsst ihr eine Möglichkeit finden, sie zu trocken. Einen Rückgabetermin für den Fundus solltet ihr bereits beim Ausleihen mit dem Fundusteam vereinbaren, damit alles reibungslos läuft und ihr den Transporter nicht mehrfach aus- und einräumen müsst. Falls auf eurer Veranstaltung ein Fundusgegenstand verloren oder kaputt gegangen ist, sagt bitte dem Fundusteam Bescheid. Hat die Orga den Abbau, Heimtransport und das Einräumen des Fundus bewältigt (vielleicht mit ein paar freiwilligen Helfenden unter den SCs und NSCs), hat sie sich ein paar Tage Ruhe wirklich verdient.
Kurz-Nach-Con-E-Mail
Im Laufe der nächsten Woche ist es üblich, eine „Kurz-Nach-Con-E-Mail“ an alle Teilnehmenden zu schicken. Üblicherweise schreibt die Orga darin:
- ein paar rückblickende Worte
- ein Dankeschön an alle Teilnehmenden und Helfenden
- den Forumslink für Feedback zur Veranstaltung
- Links von Fotos und/oder die Bitte an alle Teilnehmenden Fotos zur Verfügung zu stellen
- und natürlich die obligatorischen Fundsachen
Im Zuge der „Kurz-Nach-Con-E-Mail“ ist es wünschenswert, dass ihr den Vorstand kurz per E-Mail informiert, ob bei eurer Veranstaltung alles geklappt hat oder ob es irgendwelche Probleme gab.
Finanzielle Abrechnung der Veranstaltung
Im Laufe von maximal acht Wochen nach der Veranstaltung müsst ihr als Orga bzw. die entsprechend für die Finanzen verantwortliche Person eine Abrechnung eurer Veranstaltung erstellen. Diese Fristen sind sehr wichtig, da das Finanzamt dem Verein ebenfalls nicht verhandelbare Fristen setzt, die bei Nichteinhaltung Geldstrafen nach sich ziehen können. Wir empfehlen euch daher, die Abrechnung nicht allzu lang hinauszuzögern, da mit der Zeit Quittungen verloren gehen können und auch euer Gedächtnis nicht besser wird. Um euch die Erstellung der Abrechnung zu erleichtern gibt es eine übersichtliche Abrechnungsvorlage der Gugelgilde. In dieser Abrechnungsvorlage tragt ihr all eure baren (Kassenbuch) und bargeldlosen (Bankbuch) Ausgaben inklusive der Mehrwertsteuer ein. Besonders wichtig ist, dass ihr jede eurer Ausgaben mit einer Quittung/Beleg belegen könnt. Diese Quittungen müsst ihr auf ein DIN A4 Blatt aufkleben, nummerieren und abheften. Die jeweilige Belegnummer erscheint dann in der Abrechnungsvorlage hinter jeder Ausgabe. Bitte scannt zudem alle Belege und schickt sie uns per Mail zu.
Falls ihr Fragen zur Abrechnung eurer Veranstaltung habt, dann lest euch die Hinweise in der Vorlage durch oder wendet euch an den Vorstand bzw. besser noch direkt an die amtierende Person des Kassenwarts. Hier werden eure Fragen sicher beantwortet. Bitte bedenkt, dass die Person des Kassenwarts nicht nur die Abrechnung eurer Veranstaltung prüfen, bearbeiten und in die Steuersoftware eingeben muss, sondern ALLE Veranstaltungen der Gugelgilde. Deshalb arbeitet bitte so detailliert und fehlerfrei wie möglich zu, um sie bei ihrem Ehrenamt zu entlasten! Die ausgefüllte Abrechnungsvorlage und die eingescannten Quittungen schickt ihr bitte vorab per E-Mail an den Vorstand, damit dieser eure Abrechnung prüfen kann. Die Erfahrung hat gezeigt, dass sich hier und da schnell ein kleiner Fehler einschleichen kann. Nachdem ihr eventuelle Anmerkungen des Vorstands eingearbeitet habt, müsst ihr die Originale der Quittungen und einen Ausdruck der Abrechnung nur noch der Person des Kassenwarts übergeben.
Neuanschaffungen für den Fundus
Die Orgas und Mitglieder des Vereins freuen sich sehr darüber, wenn ihr sie über alle auf eurer Veranstaltung neu angeschafften Gugelgilde-Gegenstände informiert. Dazu solltet ihr bitte die neuen Gegenstände fotografieren und die Fotos zusammen mit ein paar kurzen Eigenschaften (Größe, Farbe,…) an das Fundusteam schicken. Das Fundusteam wird dafür sorgen, dass all diese Gegenstände in den Funduskatalog aufgenommen werden und somit auch andere Orgas und Mitglieder darauf zurückgreifen können.
Löschung der Teilnehmerdaten
Abschließend ist der Verein und damit ihr als Orga aufgrund der Datenschutzgesetzgebung verpflichtet, angefallene Teilnehmendendaten zu löschen. Dazu gehört neben den Teilnehmendendaten auf euren privaten Rechnern auch, dass ihr eure Veranstaltung im Conorganizer abschließt, womit alle persönlichen Daten im Conorganizer gelöscht werden. Bitte sendet eurer Orgabetreuung eine Mail, sobald dies erfolgt ist, um den Prozess zu dokumentieren.
