Der letzte bürokratische Schritt zwischen Orga und Verein ist die gegenseitige Unterzeichnung der Veranstaltungsvereinbarung. Dies ist erforderlich, um euch gemäß der Satzung und Geschäftsordnung zu ermächtigen Verträge für den Verein zu schließen (Mietverträge für Gelände, Aufträge für Catering, Dixies o.ä.) und Ausgaben gemäß der eingereichten Finanzkalkulation zu tätigen. Ohne diese Vereinbarung ist es nämlich ausschließlich dem geschäftsführenden Vorstand möglich, derartige Verträge abzuschließen und dies ist natürlich für die Vorbereitung eurer Veranstaltung nicht besonders zweckmäßig.
Die Veranstaltungsvereinbarung findet ihr hier: Veranstaltungsvereinbarung_Gugelgilde
Sie ist auszufüllen und durch die gesamte Orga zu unterzeichnen. Beachtet bitte, dass es eine zwingende Voraussetzung für eine Gugelgilde-Veranstaltung ist, dass sämtliche Orga-Mitglieder auch Vereinsmitglieder sind, denn nur für diese tritt auch die abgeschlossene Vereinshaftpflichtversicherung in Kraft. Die Veranstaltungsvereinbarung macht es erforderlich, dass ihr eine Person für die Hauptverantwortlichkeit und eine für die Finanzverantwortlichkeit festlegt. Beide Posten können auch durch dieselbe Person bekleidet werden. Sobald die vollständig durch euch unterzeichnete Vereinbarung beim Vorstand eintrifft (Übergabe oder Post), zeichnet ein Mitglied des geschäftsführenden Vorstandes den Vertrag gegen und legt ihn zu den Vereinsunterlagen. Für eure Unterlagen erhaltet ihr eine Kopie der Veranstaltungsvereinbarung.
Hinweis:
Erst wenn dem Vorstand dieses Dokument vorliegt und es unterschrieben ist, ist eine reibungslose Planung der Veranstaltung möglich. Erst mit diesem Dokument könnt ihr euch zudem sicher sein, dass eure Veranstaltung ca. eine Woche vor Beginn unserer Veranstaltungsversicherung gemeldet wird.
Mit der Unterzeichnung der Veranstaltungsvereinbarung und der Genehmigung der Kalkulation steht einer Freischaltung der Anmeldung für die Veranstaltung nichts mehr im Wege. Solange sich die Orga von diesem Zeitpunkt an im Rahmen der Vereinbarung bewegt, kann sie die Verantstaltung völlig autark planen und durchführen.
